Immer mehr Institutionen weigern sich unverschlüsselte E-Mails zur Bearbeitung anzunehmen. Einige Institutionen wie z.B. die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland haben schon Fristen gesetzt zu denen Faxe oder unverschlüsselte E-Mails z.B. im Bereich Anträge ambulante Reha  nicht mehr angenommen werden. Um dem gesteigerten Sicherheitsbedürfnis Rechnung zu tragen, müssen Sie in Ihrer Einrichtung eine eigene E-Mail-Sicherheitsstrategie entwickeln, Zertifikate beantragen und diese an jedem Arbeitsplatz installieren lassen und Ihre ganze Infrastruktur teuer aufrüsten. Der Investitionsbedarf ist hier nicht zu unterschätzen, weshalb die GSDA ein neues Produkt eingeführt hat, dass EBIS zum E-Mail-Kommunikationszentrum macht. 

Aus Sicht des Kunden ist mit Einführung von EBIS-Exchange keine teure Anpassung an der bestehenden E-Mail-Organisation Ihrer Einrichtung nötig. EBIS-Exchange ermöglicht Ihnen direkt aus EBIS heraus den verschlüsselten E-Mail-Versand und Empfang. So können Sie schnell und einfach die in EBIS erstellten Dokumente für Ihre Klienten an die zuständige Stelle übermitteln, beispielsweise die DRV oder die Krankenversicherung und erhalten auch die Antwort bei Erhalt direkt in EBIS angezeigt. Zusammen mit der Dokumentenverwaltung wird EBIS-Exchange Ihre digitale Klientenakte und ermöglicht zudem, dank seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche, eine vollständige Nachverfolgung der Kommunikation mit Ihren Klienten. Das zeitaufwändige Suchen in Ihrem Microsoft Outlook z.B. nach einem Antrag, den Sie vor einem Jahr für Klient X verschickt haben, ist nicht mehr erforderlich.