EBIS-Exchange in der Migrationsberatung
Wie Sie aus der täglichen Arbeit in der Migrationsberatung für Erwachsene wissen, sind die Anforderungen an die Kommunikation mit geflüchteten Menschen sehr hoch. Täglich stehen Sie vor unterschiedlichen Herausforderungen wie z.B.:
- Organisation von Sprachkursen
- Suche nach einem Arbeitsplatz
- Ausfüllen von Anträgen zum Familiennachzug
- Wohnungssuche
Dank unserem neuen Modul EBIS-Exchange müssen Sie keine intensiven Suchen in Outlook nach dem korrekten Ansprechpartner mehr durchführen und dafür wertvolle Arbeitszeit investieren. Behalten Sie immer und jederzeit den Überblick, indem Sie die gesamte Kommunikation direkt aus der Klientenakte in EBIS versenden. Erstellen Sie einfach und schnell Vorlagen in der Dokumentenverwaltung, z.B. Migrationsförderpläne anhand der in EBIS eingegebenen Klientendaten. Sobald Sie von den zuständigen Institutionen, beispielsweise der Bundesagentur für Arbeit, der Sprachschule oder dem BAMF eine Antwort erhalten, werden diese voll automatisch direkt fallbezogen dem Klienten in EBIS zugeordnet und erscheinen in der Nachrichtenübersicht von EBIS-Exchange. Dadurch ersparen Sie sich eine lange und umständliche Suche in Microsoft Outlook, vor allem wenn Sie sofort eine wichtige Information zu einem Klienten benötigen. Die benutzerfreundliche und übersichtliche Gestaltung ermöglicht Ihnen auch nach mehreren Monaten immer auf dem aktuellen Stand der Dinge zu bleiben. So verlieren Sie nie den Überblick und können in kürzester Zeit den kompletten Verlauf der Kommunikation mit Ihrem Klienten nachvollziehen. Es entgeht Ihnen keine Information mehr aus der Historie, selbst über einen langen Zeitraum. Verwalten Sie besser als jemals zuvor vom ersten Termin bis zum heutigen Tag die Kommunikation mit allen Klienten und behalten Sie zu der Zeit den Gesamtüberblick!
So kann die Kommunikation in EBIS beispielhaft aussehen:
Die Dokumentenverwaltung von EBIS unterstützt Sie bei der Erstellung von Dokumenten, da Vorlagen direkt mit den Daten Ihres Klienten befüllt werden:
Sobald der Antrag ausgefüllt wurde, können Sie diesen einfach und bequem direkt im nächsten Schritt aus EBIS heraus versenden. Öffnen Sie dazu das Modul EBIS-Exchange und schreiben Sie dort, wie gewohnt, Ihre E-Mail an die gewünschte Kontaktperson. Den vorher erstellten Antrag können Sie hier über „Anlage bearbeiten“ beifügen. Vervollständigen Sie die zu versendende E-Mail mit Ihrer persönlichen Signatur. Sollten Sie die E-Mail noch nicht direkt versenden wollen, so speichern Sie diese einfach über „Speichern“ ab und bearbeiten Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Wenn die Fertigstellung abgeschlossen ist, klicken Sie auf „E-Mail senden“ und diese wird in verschlüsselter Form an die genannte E-Mail versandt.
Sie gelangen dann in die Übersicht von EBIS-Exchange, wo Sie eine Übersicht aller E-Mails, inklusive Antwort, erhalten. Hier können Sie auch unterscheiden, ob Sie die Nachrichten für den aktuell ausgewählten Klienten oder zu allen Klienten sehen möchten. So behalten Sie immer den Überblick über alle gesendeten und empfangenen E-Mails, ohne dass Sie EBIS dafür verlassen müssen. Sie ersparen sich so wertvolle Zeit bei der Arbeit und werden mit Ihrer Kundenkommunikation völlig unabhängig von Outlook.
Bei Interesse an EBIS-Exchange und zur Beantwortung weiterer Fragen, nützen Sie bitte unser Kontaktformular:
