Fachversion Straffälligenhilfe – die Software für die Arbeit mit Straffälligen

Diese Variante wurde im Jahr 2000 implementiert, basiert auf dem von der Bundesarbeitsgemeinschaft Straffälligenhilfe (BAG-S) entwickelten Kern- und Fachdatensatz Straffälligenhilfe der AG Stado 72.
Eine standardisierte (verbands- und systemübergreifende) Jahresauswertung existiert seit 2002. Diese Variante wird derzeit von 2 Einrichtungen eingesetzt.

Die Fachversion Straffälligenhilfe enthält:

Stamm- und Kerndaten
Kontakteverwaltung/Kalender
Zusatzfragen (frei definierbar)
Hilfeplanung und Verlaufsdokumentation
ALG II-Rechner
Statistikmodul

Den aktuellen Fragebogen der Fachversion Straffälligenhilfe finden Sie hier.

Hier sehen Sie die Klientenübersicht der Fachversion Straffälligenhilfe. Sie sehen auf einen Blick in unserer Komplettlösung alle angelegten Klienten, deren Beratungs-/Behandlungsepisoden sowie geplante und wahrgenommene bzw. abgesagte Termine. So behalten Sie immer den Überblick!

In den Stammdaten erfassen Sie den EBIS-Code des Klienten, das Geschlecht, Geburtsdatum und weitere persönliche Daten. Es besteht auch die Möglichkeit den Klienten ohne Angabe von Namen in anonymisierter Form anzulegen. Sie können also problemlos die vorhandenen Daten durch den EBIS-Code ordnen lassen und sind nicht auf einen Namen angewiesen. Es können maximal 3 Kontaktpersonen eingetragen werden.

Im Menüpunkt „Kerndaten SFH“ der Fachversion Straffälligenhilfe tragen Sie weitere Details zu dem angelegten Klienten und dessen Vorgang ein (Bsp.: Betreuungsbeginn). Daneben erfassen Sie Daten zum Familienstand, Migrationshintergrund, usw. Außerdem dokumentieren Sie, ob die fragliche Person sich derzeit in einer Schul- oder Berufsausbildung befindet. Das Praktische dabei ist, dass auch die Entwicklung zu Beginn und zu Ende der Hilfe im Vergleich hier direkt sichtbar ist. Sie sehen also sämtliche Fortschritte oder Rückschritte, die beim Klienten erfolgt sind. Wechseln Sie in den Reiter „Problemfelder/Beendigung“ oder Medizinische Versorgung, um dort weitere Problematiken des Klienten einzutragen, die für Sie relevant sind. EBIS ermöglicht Ihnen dadurch alle notwendigen Fragen dieser Kategorien zu erfassen. Es wird Ihnen somit eine lückenlose Dokumentation gewährt, die in wenigen Sekunden zum Abruf bereitsteht.

Präzisieren Sie die vorhandenen Problemfelder des Klienten wie Überschuldung oder Gewalttätigkeit und tragen sie Informationen über vorherige Haftaufenthalte ein. Ebenso dokumentieren Sie die Entwicklung der Problematik inkl. der Anzahl der Kontakte. Zum Sozialbericht, Kostenübernahme und Anträgen erfassen Sie hier das Datum sowie die Anzahl der Sitzungen mit der entsprechenden Wochenanzahl.

Der Unterpunkt „Medizinische Versorgung“ ermöglicht Ihnen Eintragungen zum Gesundheitszustand des Klienten gemäß ICD-10 vorzunehmen. Dokumentieren Sie hier neben bekannten und erkennbaren Krankheiten die erbrachten medizinischen Leistungen sowie den Behandlungsort und die mögliche Weitervermittlung an ein Krankenhaus oder einen Facharzt.

Der Aufruf des Menüpunkts „Kontakte“ zeigt Ihnen eine Übersicht über die Anzahl und die Art der erfolgten Kontakte im aktuellen Kalenderjahr sowie der stattgefundenen Kontakte in den Vorjahren, falls damals bereits Kontakte zum Klienten bestanden haben. So verlieren Sie nie den Überblick und erreichen ein Maximum an Transparenz bei der Verwaltung Ihrer Klienten in EBIS.

Wählen Sie das Menü „Zusatzfragen“ aus, um dort für Ihre Einrichtung spezifische Fragen zu definieren. Dort sind Sie völlig frei in Ihrer Entscheidung, ob Einfach-, Mehrfach- oder numerische/Datumsfragen definiert werden sollen. Auch in der Auswahl der Antwort(en) sind keine Grenzen gesetzt. Somit passen Sie die EBIS Fachversion passgenau an Ihre Einrichtung an und erfassen alle relevanten Informationen über Ihre Klienten. Die maximale Anzahl der Einfachfragen liegt bei 100 Stück, bei Mehrfachfragen sind es 80, bei numerischen/Datumsfragen sind es 14.

Legen Sie im Kalender für einzelne Klienten oder Gruppen Termine für alle Arten von Leistungen fest, die vorher definiert wurden. Vermerken Sie hier außerdem, wo der Termin stattfinden wird und ordnen Sie ihn dem zuständigen Mitarbeiter Ihrer Einrichtung zu. Sind weitere Vermerke notwendig, nutzen Sie das Memo-Feld, um dort alle relevanten Informationen zum anstehenden Termin einzutragen. Dokumentieren Sie auch, ob der Termin mit dem Klienten persönlich, einem Angehörigen oder einer sonstigen Peron vereinbart wurde. Sofern Sie das Zusatzmodul „SMS Versand“ nutzen haben Sie hier die Möglichkeit per Knopfdruck Ihren Klienten per SMS an den Termin zu erinnern. Es wird so ein perfektes Terminmanagement für Ihre Planung garantiert!

Im Menübereich „Hilfeplanung“ besteht für Sie die Option mit ja/nein zu vermerken, ob bei dem fraglichen Klienten Veränderungen in bestimmten Bereichen wie der familiären Situation oder der Wohnsituation angestrebt werden. Wenn ein Bereich mit „ja“ beantwortet wurde, können Sie in den Reitern 1-13/2 weitere Details zu diesem Bereich dort eintragen. Es erfolgt also eine ganz individuelle Speicherung der Klientendaten – unabhängig davon, wo der Themenschwerpunkt liegt. Bei mit „nein“ beantworteten Bereichen bleiben die zugehörigen Reiter ausgegraut. Daran erkennen Sie bei Aufruf dieses Menüs sofort, ob eine Problematik zu einem Bereich bei dem Klienten vorliegt oder nicht.

Ein weiteres Highlight in der Fachversion Straffälligenhilfe ist der ALGII-Hartz IV-Rechner: erhalten Sie nach Eingabe der notwendigen Angaben über Ihren Klienten eine Berechnung des zustehenden Anspruchs. Dies ist ein enormer Pluspunkt, denn Sie können Ihrem Klienten vorab eine Einschätzung über mögliche Sozialleistungen an die Hand geben. Damit integrieren und speichern Sie in EBIS, falls zutreffend, eine weitere wichtige Angabe über Ihren Klienten und benötigen kein zusätzliches Programm dafür.

Im Standardumfang von EBIS stehen Ihnen ohne Zusatzkosten sehr mächtige Statistikfunktionen zur Verfügung. Dies ermöglicht Ihnen durch die grafische Darstellung einen optimalen Überblick über Ihre Kerndaten zu erhalten. Sie können aus einer großen Auswahl von Funktionen wählen und diverse Listen oder aktuelle Berichte erstellen, sowie Ihre Daten analysieren. Sie können über jede Eingabegröße, die in EBIS erfasst wurde Auswertungen durchführen.
Alle statistischen Auswertungen beinhalten auch grafische Visualisierungen. Wählen Sie übersichtliche Torten-, Balkendiagramme, etc. anhand einer großen Auswahl von verfügbaren Layouts aus. Außerdem sind alle Daten durch Exportfunktionen auch in Excel und Word per Knopfdruck zur weiteren Bearbeitung und Analyse verfügbar. Dadurch erhalten Sie in EBIS eine grafisch perfekte Darstellung Ihrer Daten, ein kostenloser Mehrwert durch den Sie bares Geld sparen! Mit EBIS erreichen Sie also nicht nur die schriftliche Nachvollziehbarkeit von Prozessen Ihrer Klienten, sondern bekommen auch eine visuelle Abbildung erbrachter Leistungen.

Wechseln Sie ins Menü „Verwaltung“ um dort die Kontaktpersonen festzulegen. Dies können beispielsweise ein Arzt, Bewährungshelfer usw. sein. Nach Eingabe können diese bei jeder Terminvergabe Ihrem Klienten zugeordnet werden.

Im Menüpunkt „Leistungsträger“ legen Sie die Krankenkassen oder Institution fest, die für die Abrechnung der Leistungen Ihrer Klienten in Frage kommen. Nachdem die relevanten Daten eingetragen wurden, können Sie für jeden Klienten die Zuordnung vornehmen und wissen so immer, an welchen Träger die Rechnung für Leistungen nach Abschluss der Beratungsepisode versendet werden muss.

Unter „Leistungsarten“ legen Sie die Bezeichnung der Leistung zusammen mit Dauer und Bruttobetrag inkl. Eigenkostenanteil fest. Dadurch wird Ihnen die tägliche Arbeit wesentlich erleichtert: beim Eintragen von Terminen in den Kalender können Sie direkt auf die eingetragenen Informationen in der hinterlegten Liste zurückgreifen.

Der Punkt „Veranstaltungen“ erlaubt es Ihnen Veranstaltungen und Maßnahmen für Ihre Einrichtung zu definieren. Sie legen dabei fest, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Veranstaltung handelt und ob diese für einen geschlossenen oder offenen Personenkreis zugänglich ist. Auch Ziele, Zeitaufwand, verantwortliche Mitarbeiter, usw. werden hier eingetragen.

Im Menüpunkt „Einrichtung“ verwalten Sie Informationen über Ihre Einrichtung (Anschrift der Einrichtung, Anschrift des Trägers,…). Im Übrigen legen Sie hier die Art der Einrichtung, die Trägerschaft, Verbandszugehörigkeit und das Bundesland fest. Auch die Struktur der Einrichtung und die personelle Besetzung werden hier vermerkt. Wechseln Sie dafür einfach die Seiten, um zu den entsprechenden Eingabemasken zu navigieren. Die vorgegebene Eingabestruktur in EBIS ermöglicht Ihnen eine vollständige Dokumentation von Einrichtungen, damit Sie immer alle relevanten Angaben gebündelt zur Hand haben!

Unter „Gruppen“ ordnen Sie Ihre Klienten selbst definierten Gruppen zu. Dies erleichtert die Arbeit für die Zuordnung zu speziellen Angeboten.

Haben Sie Interesse oder weitere Fragen zur Fachversion Straffälligenhilfe? Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung, wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns telefonisch unter: 089/9974069-60, per E-Mail unter: info@gsda.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

Bieten Sie noch weitere Beratungsangebote in Ihrer Einrichtung an? Lernen Sie auch unsere weiteren Fachversionen kennen, die bereits ab 250€ Jahreslizenzgebühr verfügbar sind.