Sozialpsychiatrische Dienste Bayern

Anzeige und Verarbeitung der Daten in EBIS, Fachversion SPDI Bayern sowie MS Excel Stammdaten in EBIS und Excel

Sie sehen unten die Klientenübersicht in EBIS und darunter in der Abbildung das „KlientInnenprofil“ in Excel. Hat ein Klient bereits im Vorjahr eine Behandlungsepisode begonnen und ist diese im laufenden Jahr noch nicht abgeschlossen (hier liegt der Beginn im Jahr 2020, Termin Nr. 4 von Frau Manuela Dritter liegt im Jahr 2021, siehe: Beratungs-/Behandlungstermine), so wird in Excel unter Punkt 2.1 „KlientInnen“ in der Spalte „Frauen“ in Zeile Nr. 62 (aus dem Vorjahr übernommen) diese Klientin gezählt. In der Spalte „Gesamt“ werden alle Geschlechter addiert und in der Spalte „% valide“ die Gesamtzahl in Prozent angezeigt. Bei korrekter Verarbeitung sollte hier 100,0% stehen. Die Berechnung erfolgt automatisch anhand der hinterlegten Formel. In Zeile Nr. 65 wird die Gesamtzahl der KlientInnen sowohl numerisch und erneut als Prozentwert angezeigt. Auch diese Addition erfolgt automatisch anhand der hinterlegten Formel.

EBIS Klientenübersicht Fachversion SPDi Bayern
Excelliste Klientenübersicht Fachversion SPDi Bayern

Untenstehend sehen Sie die Darstellung der Stammdaten in der EBIS-Maske sowie in der Excel-Tabelle. Die KlientInnen (in diesem Beispiel: Manuela Dritter) werden unter Punkt 2.2 „Wohnort der KlientInnen“ einer SPDI-Bayern Einrichtung zugeordnet (hier: Haßberge, 4). In Excel wird diese Einrichtung dementsprechend an 4. Stelle (siehe Markierung, Zeile 73) dargestellt. Die Anzahl des Geschlechts (hier: Frauen) wird in der Spalte „Frauen“ gezählt und im Feld „Gesamt“ addiert. In den Spalten „Prozent“ und „% valide“ erfolgt eine Berechnung der eingegebenen Daten in Prozentwerte. Am Ende des Abschnitts (in Excel: Zeile 103) wird die addierte Gesamtzahl der einzelnen Werte automatisch berechnet und eingetragen. Es wird hier unter „Prozent“ und „% valide“ der Wert „100,0%“ angezeigt wodurch direkt deutlich wird, dass eine korrekte Addition aller in EBIS eingetragenen Stammdaten erfolgt ist.

EBIS Stammdatenmaske Fachversion SPDi Bayern
Excelliste Stammdaten Fachversion SPDi Bayern

Hinterlegte Kontaktarten inklusive Leistungsdauer

Wenn Sie in der Fachversion SPDI von EBIS Termine für Ihre Klienten vereinbaren, so erhalten Sie nach Doppelklick auf den gewünschten Termin im Kalender folgende Ansicht:

EBIS Terminvereinbarungsmaske Fachversion SPDi Baden-Württemberg

Hier haben Sie nun die Möglichkeit unter den vordefinierten Kontaktarten eine Auswahl zu treffen. Ist dies erfolgt wird automatisch die ebenfalls vordefinierte Dauer der entsprechenden Kontaktart in das entsprechende Feld eingetragen. In der 2. Abbildung sehen Sie die laut Bezirk und Leistungsvereinbarungen vordefiniert hinterlegten Daten in Excel.

EBIS Terminvereinbarungsmaske Fachversion SPDi Bayern
Excelliste Leistungsvereinbarung Fachversion SPDi Bayern

In der Excel-Datei werden beim Unterpunkt 4.1 die direkt klientenbezogenen Leistungen aus EBIS ausgefüllt (siehe Abbildung 1), unter 4.2 werden sämtliche indirekten Leistungen anhand der in EBIS eingegebenen Daten eingefüllt (siehe Abbildung 2).

Excelliste Direkte Leistungen Fachversion SPDi Bayern
Excelliste indirekte Leistungen Fachversion SPDi Bayern

Hinweise zu Kerndaten SPDi BY

Auswahl des Betreuungsgrunds (SP/GP-Klient)

In den Kerndaten SPDi BY unterscheiden Sie beim Eintragen des Betreuungsgrunds, ob es sich um einen sozialpsychiatrischen oder gerontopsychiatrischen Patienten handelt, jeweils mit der Unterscheidung ob eine eigene Problematik vorliegt oder eine Person aus dem sozialen Umfeld des Betroffenen die Einrichtung aufsucht. Die vorgenommene Unterscheidung erfolgt auch in der Excel-Datei.

EBIS Kerndatenübersicht Fachversion SPDi Bayern
Excelliste Stundenerfassung der Leistungen Fachversion SPDi Bayern

Im Teil 4 der Excel-Datei erfolgt die Aufteilung in SP- und GP-Fachkräfte, entsprechend der vorher eingetragenen Daten in EBIS. In den dunkelgrün hinterlegten Feldern erscheint jeweils die Summe der Daten nach genanntem Unterschied. Es wird auch die Gesamtzahl der Fachkräfte und die gesamten Stunden aus beiden (SP und GP) angezeigt.

Aufruf der Statistik während des laufenden Jahres

Es besteht für Sie in EBIS die Möglichkeit sich beliebig oft während des laufenden Jahres durch Drücken des grünen Buttons „Statistik SPDi Bayern aufrufen“ eine Statistik mit den bisher im Jahr vorhandenen Kerndaten erstellen zu lassen. Auf diese Art und Weise können Sie eine Bestandsaufnahme machen und müssen dafür nicht bis zum Ende des Jahres warten.

EBIS Kerndatenmaske Bestandsaufnahme Fachversion SPDi Bayern

Es öffnen sich daraufhin zwei Excel-Dateien: eine mit der Bezeichnung „erg_spdiby“ und eine weitere mit der Bezeichnung „SPDI_GPDI_Statistikformular_BY_Jahreszahl“. In diesen Excel-Dateien werden, wie oben erwähnt, alle bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Daten statistisch angezeigt. Dabei werden die hellgrünen Felder automatisch mit den Daten aus EBIS befüllt. Die in die Statistik einfließenden Einrichtungsdaten werden unter dem Punkt „Verwaltung“  „Einrichtung“ in die Felder der Reiter E1-E3 eingetragen (siehe Abbildung 2 und 3). Auch hier wird sowohl in EBIS als auch in der erzeugten Statistik der Personalstellenumfang in SP-Fachkräfte und GP-Fachkräfte unterschieden. Die gelben und roten Felder sind im Formular bereits vordefiniert und können nicht abgeändert werden.

Excelliste SPDi Jahresstatistik Fachversion SPDi Bayern
EBIS Einrichtungsdatenmaske Fachversion SPDi Bayern
EBIS Einrichtungsdatenmaske Fachversion SPDi Bayern

Ausfüllhinweise

Sie finden in der Excel-Datei unter dem Reiter „Ausfüllhinweise“ untenstehende Informationen. Diese dienen Ihnen zum besseren Verständnis dafür, welche Daten von Ihnen eingetragen werden müssen und welche Felder dadurch automatisch berechnet werden.

Excelliste Ausfüllhilfe Fachversion SPDi Bayern

Glossar

Sie finden in der Excel-Datei unter dem Reiter „Glossar“ die Erklärung zum Inhalt aller relevanten Felder. Dies dient Ihnen als Unterstützung zum korrekten Ausfüllen der vorhandenen Felder.

Excelliste Glossar Fachversion SPDi Bayern